遠距會議沒效率？8個SOP技巧教你高效領導遠距團隊

無論這是你與團隊的第一次虛擬會議，還是你們第47次的每週會議，都可以遵循以下步驟，讓這次成為有史以來最好的一次會議。

「又到我們定期開會的時間」，這並不是一個充分的理由。原因可能是每隔一段時間，你都希望讓大家交流情感。

但即便如此，你也要提前聲明這一點。這將使規劃過程變得更加容易，因為大家會對將要討論的內容抱有務實的期望，並可以按照目的來規劃。

開會的其他充分理由是討論問題、產生點子、做出決定，或就某個檔案進行即時協同作業。每次會議都針對一個目的，超過的話，你應該考慮分成兩場較小的會議（即使兩場都在同一天舉行）。

並非團隊中的每個人都需要參加每場會議，並且你發送的每個活動邀請都會使他們對真正想做的工作分心。

請記住，與九個人進行一小時會議的成本不是一小時，而是九小時。而且隨著與會人數增加，會議效率通常會直線下降。因此，要明智地利用員工的時間，並盡可能縮短與會者名單。

你應該為每次會議訂定議程，但應該是合適的議程。

研究顯示，光是訂定議程並不能提高任何人對會議有效性的看法，重要的是計畫中的內容以及會議照著計畫進行的程度。不要使用籠統的標題，而是使用問題作為標題。

因此，「行銷議題」變成「我們如何在廣告預算縮減的情況下，獲得相同的回報？」；「其他事項」變成「我們有什麼重要的資訊需要分享？」

用問題當標題有兩個好處：第一，當你發送議程後，與會者能有合適的心態（你絕對應該提前發送）；第二，議程可以幫助大家瞭解會議是否確實發揮效果。如果我們的問題得到解答，那確實是一次有效的會議。

每次會議都應該準時開始。但是，如果你想一下實體會議的互動氣氛，通常會有一個會前階段，可以讓團隊建立寶貴的情感聯繫。也許是因為他們一起走去開會，也可能是因為他們提前抵達會議室聊天。

在虛擬環境中，如果你準時開始會議，你就剝奪了團隊的社交階段。所以提前十分鐘開啟會議管道，讓人們隨意進入（並告訴你的團隊你會這樣做）。你甚至可以提出一些計劃好的問題來促進這個社交階段，幫助人們分享身旁發生的事情。（如果你提前十分鐘開始，請確保你再提早個五到十分鐘就登錄會議平臺。你可不想在你的成員分享他們寶寶踏出第一步，或最近的假期故事時，自己卻在解決技術問題。

你不需要每次會議都遵守《羅伯特議事規則》（Robert's Rules of Order）。但是你應該指定一名記錄（主持人之外的人）來記錄會議內容。特別是，你要確保記錄下沒有料想到的問題、新點子和任何由決策產生的待辦事項。誰說了什麼，以及說話的確切時間並不重要，重要的是確保我們知道有哪些點子被提出，以及誰承諾後續要採取什麼行動。

隨著會議的進行，要確保你緊扣主題，並照著計劃好的時間分配。如果你不用心，那些主導談話、發表過多言論的人會很快岔題，而那些假裝提出問題的人也會偏離主題，這種人實際上只想在你說可以提問時，發表他們冗長乏味的言論。

你的議程設定了目的，所以可以拿議程當擋箭牌，如果你必須打斷別人，請他們等會議下線後再分享他們的想法。如果有人遲到，你無需浪費時間替他們解說會議的進展，他們有議程，可以隨時觀看錄影檔，或在會議結束後看會議紀錄。

隨著會議時間接近尾聲，讓大家一起，簡要地說明剛剛討論過的事情。如果需要，請指定的記錄檢查一下會議紀錄；否則只需瀏覽議程項目的各個問題，並確認每個人都認為這些問題已經得到解答。

最後，確認指派的人員理解待辦事項，如果可能的話，為每件待辦事項訂下承諾的處理時間。

在計畫時間或之前結束會議，但不要覺得有必要立即關閉會議通話。就像你提前幾分鐘開啟會議通話一樣，讓它保持開通狀態，留出時間讓大家在結束後繼續寒暄交流。

如果你是會議的「主持人」，這可能意味著你必須一直待到其他人都登出為止，但是如果你需要專注於其他任務，你應該可以把聲音關成靜音，並關閉你的視訊功能。

在會後一定要發送會議紀錄，並讓大家知道，如果他們錯過會議，可以到哪裡看／聽錄製的內容。當你這樣做時，你可能會從團隊成員那裡得到一些意見，這將幫助你把會議流程調整到適合他們的方式，使下一次會議變得更好。（我想你還喜歡：在家上班會成為常態嗎？資深人資曝僅3種工作最適合遠距）

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本文節錄自寶鼎出版《遠距團隊的高效領導法則：你擔心的WFH缺點都不會發生！十個環節打造超強向心力的傑出團隊》一書，請勿任意轉載！

作者簡介

大衛．博柯斯（David Burkus）。是世界頂尖的商業思想家，自2017年以來，被全球「50大管理思想家」（Thinkers50）評比為全球頂級商業思想領袖之一。他也是一位廣受歡迎的國際講師，他的TED演講觀賞次數已超過200萬次。他曾與來自各個行業組織的領導者合作，包括谷歌、醫療器材公司史賽克（Stryker）、富達投資、傳媒集團維亞康姆（Viacom），甚至美國海軍學院。

他對領導力和團隊合作的見解曾刊登在《華爾街日報》、《哈佛商業評論》、《今日美國》、《快企業》、《金融時報》和《彭博商業周刊》，以及接受CNN、BBC、NPR和CBS電視台的《今晨》（This Morning）新聞節目報導。

博柯斯曾擔任商學院教授，擁有奧克拉荷馬大學的組織心理學碩士和瑞金大學（Regent University）的策略領導博士學位。